Jak zaplanować komentarz w Trello (4 sposoby)

Trello nie ma przy komentarzach przycisku „wyślij później”. Jeśli chcesz, żeby komentarz pojawił się na karcie jutro o 9:00, masz cztery możliwości: przypomnienie terminu, regułę automatyzacji, zaplanowany e-mail na kartę albo Power-Up stworzony właśnie do tego. Każda pasuje do innej sytuacji.

1. Termin z przypomnieniem

Jeśli potrzebujesz tylko szturchnąć siebie albo osoby na karcie, termin może wystarczyć. Trello wysyła przypomnienie wszystkim członkom karty i wszystkim, którzy ją obserwują.

1. Otwórz kartę i kliknij Daty (Dates).
2. Ustaw datę i godzinę terminu.
3. Wybierz, kiedy Trello ma przypomnieć, na przykład godzinę wcześniej.

Do osobistych przypomnień i terminów to świetne rozwiązanie. Pamiętaj jednak, że to powiadomienie, więc nie napiszesz wiadomości, a kto nie jest na karcie ani jej nie obserwuje, nie dostanie go.

2. Reguła automatyzacji w Trello

Wbudowana automatyzacja Trello (dawniej Butler) potrafi dodać komentarz, gdy reguła się uruchomi, na przykład w każdy poniedziałek rano albo dzień przed terminem karty.

1. Otwórz tablicę i w jej nagłówku kliknij Automatyzacja (Automation).
2. Wybierz regułę kalendarzową albo regułę terminu i ustaw, kiedy ma działać.
3. Dodaj akcję, która publikuje komentarz, i napisz tekst.
4. Jeśli reguła działa według harmonogramu, wskaż, na których kartach ma działać.
5. Zapisz regułę.

Reguły są świetne do rzeczy powtarzalnych, jak cotygodniowy komentarz „zaktualizuj proszę status”. Przy jednym komentarzu to sporo ustawiania, bo każda wiadomość potrzebuje własnej reguły, a liczba uruchomień automatyzacji jest co miesiąc ograniczona zależnie od planu Trello. Oba podejścia porównuję dokładniej w artykule Automatyzacja Trello vs. PrimeScheduler.

3. Zaplanowany e-mail na kartę

Każda karta w Trello ma własny adres e-mail, a wszystko, co na niego wyślesz, trafia na kartę jako Twój komentarz. Połącz to z „zaplanowanym wysłaniem” w Gmailu lub Outlooku, a komentarz dotrze później.

1. Otwórz kartę, kliknij Udostępnij (Share) albo menu karty i skopiuj adres e-mail karty.
2. W Gmailu lub Outlooku napisz nowy e-mail na ten adres. Komentarz umieść w treści, a ludzi @wspominaj tak samo jak w Trello. Usuń podpis e-mail, inaczej trafi do komentarza.
3. Zamiast Wyślij wybierz Zaplanuj wysłanie i ustaw datę oraz godzinę.

To nic nie kosztuje i nie trzeba niczego instalować, więc przydaje się do okazjonalnego odroczonego komentarza. @Wzmianki działają, a ludzie dostają zwykłe powiadomienie. Haczyk polega na tym, że komentarzem staje się cała treść e-maila razem z podpisem i cytatami, więc przed zaplanowaniem ją wyczyść. Na jeden komentarz to też więcej klikania niż przycisk na karcie. Adres jest powiązany z Twoim kontem, więc zachowaj go dla siebie.

4. Power-Up do zaplanowanych komentarzy

Przy jednorazowych komentarzach Power-Up jest najszybszy. PrimeScheduler dodaje do każdej karty przycisk Schedule comment. Uczciwie mówiąc: napisałem go ja.

1. Dodaj PrimeScheduler do tablicy i raz połącz swoje konto Trello.
2. Otwórz kartę i kliknij Schedule comment.
3. Napisz komentarz. Wpisz @, żeby wspomnieć kogoś z tablicy.
4. Wybierz dzień, godzinę i minutę.
5. Kliknij Schedule. Karta pokazuje, ile komentarzy czeka, i każdy możesz anulować przed wysłaniem.

O wybranej godzinie komentarz zostaje opublikowany z Twojego własnego konta Trello, więc wygląda, jakbyś napisał go właśnie wtedy, a wspomniane osoby dostają zwykłe powiadomienie z Trello. Przydaje się przy przekazaniach pracy, aktualizacjach dla klientów w ich godzinach pracy i przypomnieniach w dniu terminu. Planować można do 7 dni do przodu. Pierwsze 5 komentarzy jest za darmo, a Pro kosztuje $4.99 miesięcznie za cały workspace Trello.

Co kiedy wybrać

Wskazówki do zaplanowanych komentarzy

• Pisz z myślą o chwili, w której komentarz dotrze. „Jutro” albo „wieczorem” w tekście nie będzie już aktualne, gdy ktoś go przeczyta.
• Godzinę wybieraj według dnia odbiorcy. Jeśli jest w innej strefie czasowej, celuj w początek jego poranka. Więcej w artykule Jak wysyłać aktualizacje w Trello między strefami czasowymi.
• Wspomnij osobę, która ma działać. Komentarz, w którym nikt nie jest oznaczony, łatwo przeoczyć.

Najczęstsze pytania

Czy Trello samo potrafi zaplanować komentarz?

Nie jako jednorazową akcję. Przy komentarzach nie ma przycisku „wyślij później”. Pomogą reguły automatyzacji, zaplanowany e-mail na adres karty albo Power-Up taki jak PrimeScheduler.

Czy przy zaplanowanym komentarzu będzie moje imię?

W PrimeScheduler i przy metodzie e-mailowej tak. Komentarz przychodzi z Twojego własnego konta Trello, a @wzmianki powiadamiają ludzi jak zwykle.

Jak daleko do przodu mogę zaplanować komentarz?

PrimeScheduler do 7 dni do przodu, w Twojej lokalnej strefie czasowej. Gmail i Outlook pozwalają zaplanować e-mail dużo dalej, a reguły kalendarzowe automatyzacji mogą działać według dowolnego harmonogramu.

Czy to jest darmowe?

Terminy, przypomnienia i e-mail na kartę nic nie kosztują. Automatyzacja jest w cenie Trello, ale ma miesięczny limit uruchomień. PrimeScheduler daje 5 zaplanowanych komentarzy za darmo, a Pro kosztuje $4.99 miesięcznie za jeden workspace Trello.