Jak wysyłać aktualizacje w Trello między strefami czasowymi

Załóżmy, że pracujesz z Warszawy, a Twój klient siedzi w Nowym Jorku, sześć godzin wcześniej. Gdy kończysz aktualizację pod koniec swojego dnia, u niego jest pora lunchu. Napiszesz wieczorem do kogoś w Azji, a on śpi, więc Twój komentarz ląduje na dnie stosu nocnych powiadomień, zanim się obudzi. Większość tego rozwiązuje kilka nawyków.

Wysyłaj, gdy zaczyna się jego dzień

Najważniejsze jest wyczucie czasu. Komentarz, który dotrze o 9:00 rano czasu odbiorcy, zostanie przeczytany przy kawie, zanim dzień się zapełni. Ten sam komentarz wysłany o 2:00 jego czasu konkuruje ze wszystkim, co przyszło w nocy.

Godzinę ustalisz, patrząc na godziny pracy tej osoby i przeliczając jej 9:00 na swoją strefę. Dla Nowego Jorku z Warszawy to zwykle 15:00, ale Europa i USA zmieniają czas na letni i zimowy w różne dni, więc przez kilka tygodni wiosną i jesienią różnica wynosi pięć godzin zamiast sześciu. Zegar światowy w telefonie oszczędzi Ci tej pomyłki.

W Trello możesz wtedy zaplanować komentarz na tę godzinę. Z PrimeScheduler (to mój) wybierasz godzinę we własnej strefie, a komentarz pojawia się w tym momencie u wszystkich. Trzy inne sposoby, w tym zaplanowany e-mail na kartę, znajdziesz w artykule Jak zaplanować komentarz w Trello.

Pisz aktualizacje, które bronią się same

Gdy ktoś czyta Twoją aktualizację osiem godzin po jej napisaniu, nie może szybko dopytać i od razu dostać odpowiedzi. Wszystko, czego potrzebuje, musi być w komentarzu.

• Napisz, co się zmieniło, czego od niego potrzebujesz i do kiedy. „Sprawdź proszę teksty na stronie głównej do czwartku 12:00 Twojego czasu” nie zostawia miejsca na domysły.
• Unikaj słów „dziś”, „jutro” i „wieczorem”. Dla Ciebie i odbiorcy oznaczają inne dni, a w chwili czytania i tak są już nieaktualne.
• Dołącz albo podlinkuj to, czego potrzebuje. Wskaż plik, kartę lub checklistę zamiast „tego dokumentu, o którym rozmawialiśmy”.
• @Wspomnij osobę, która ma działać. Komentarz staje się wtedy powiadomieniem i nie zależy od tego, czy zajrzy na kartę.

Terminy a strefy czasowe

Trello pokazuje terminy w lokalnym czasie każdej osoby i zwykle właśnie tego chcesz. Ustawiasz „piątek 17:00” w Warszawie, a kolega w Nowym Jorku widzi piątek 11:00. Kłopot pojawia się przy terminach „do końca dnia”. Jeśli chodzi o koniec jego dnia, ustaw termin na jego 17:00, a nie swoją. Jeśli naprawdę chodzi o koniec Twojego dnia, napisz to na karcie.

Przykład

Załóżmy, że kończysz rundę poprawek dla klienta około 21:00 czasu warszawskiego. Jego kierowniczka projektu jest w Nowym Jorku, gdzie jest 15:00 i zbliża się koniec jej dnia. Zamiast publikować od razu, zaplanuj komentarz na następny dzień na 15:00 Twojego czasu, czyli 9:00 u niej:

„@Sarah druga runda poprawek strony głównej jest na karcie, razem z zaktualizowanym cennikiem. Czy możesz sprawdzić oba do czwartku 12:00 Twojego czasu? Dwa otwarte pytania są w checkliście.”

Zobaczy go z samego rana, ze wszystkim, czego potrzebuje do odpowiedzi, zamiast znaleźć go pod wieczornymi powiadomieniami albo dopiero następnego dnia.