Automatyzacja Trello (Butler) vs. PrimeScheduler do zaplanowanych komentarzy

Jeśli już używasz automatyzacji w Trello, naturalne pytanie brzmi: „Nie da się tego po prostu zrobić Butlerem?” Czasem tak. PrimeScheduler napisałem ja, więc nie jestem neutralny, ale wolę, żebyś wybrał właściwe narzędzie, niż instalował moje do niewłaściwej pracy.

W czym automatyzacja jest dobra

Automatyzacja (wcześniej Butler, zanim Atlassian zmienił nazwę) uruchamia reguły. Coś się dzieje albo nadchodzi określona godzina i Trello wykonuje za Ciebie akcję. Do komentarzy przydają się głównie:

• Reguły kalendarzowe, na przykład w każdy poniedziałek o 9:00 dodaj „Cotygodniowy przegląd: zaktualizuj proszę status” do każdej karty na liście W toku.
• Reguły terminów, na przykład dzień przed terminem karty dodaj komentarz, który wspomina jej członków.
• Reguły uruchamiane zmianą, na przykład gdy karta trafi do Przeglądu, dodaj komentarz z listą kontrolną.

Jeśli ten sam komentarz ma się pojawiać raz za razem, reguła jest właściwym narzędziem. Ustawiasz ją raz i działa dalej.

Gdzie reguły są niewygodne

Kłopot zaczyna się przy komentarzach, które mają sens tylko raz. „@Jana pliki są na karcie, gotowe do sprawdzenia przed piątkiem” dotyczy tej karty, tego tygodnia i tej osoby. Żeby wysłać go automatyzacją, musiałbyś utworzyć regułę, skierować ją na właściwą kartę i właściwą godzinę, napisać tekst, a potem pamiętać, żeby usunąć regułę po jej uruchomieniu. To kilka minut klikania dla jednego komentarza, a stare reguły się mnożą, jeśli zapomnisz po nich posprzątać.

Automatyzacja ma też miesięczny limit uruchomień reguł, zależny od Twojego planu Trello. Przy kilku powtarzalnych regułach rzadko go odczujesz. Gdybyś regułami wysyłał każdą jednorazową wiadomość, mógłbyś.

Co PrimeScheduler robi inaczej

PrimeScheduler powstał właśnie z myślą o jednorazowych komentarzach. Przycisk jest na karcie, komentarz piszesz jak każdy inny, @wzmianki podpowiadają się z członków tablicy i wybierasz dzień oraz godzinę. O tej minucie komentarz zostaje opublikowany z Twojego konta. Potem nie trzeba nic sprzątać, a karta pokazuje, ile komentarzy czeka, więc możesz je później sprawdzić albo anulować.

Ma też swoje ograniczenia. Planować można do 7 dni do przodu, a komentarzy cyklicznych jeszcze nie obsługuje (są w planach). Pierwsze 5 komentarzy jest za darmo, a Pro kosztuje $4.99 miesięcznie za cały workspace Trello.

Jak ja wybieram

Moja zasada: jeśli ten sam komentarz napisałbym też w przyszłym tygodniu, trafia do reguły automatyzacji. Jeśli chodzi o tę konkretną wiadomość o tej konkretnej godzinie, planuję ją na karcie.

Oba sposoby dobrze działają obok siebie. Cotygodniowe przypomnienie o statusie pasuje do reguły. Przekazania pracy, aktualizacje dla klientów w ich godzinach pracy i notatki „nie zapomnij” na poniedziałek rano lepiej sprawdzą się jako zaplanowane komentarze.

Jeśli wciąż się wahasz, artykuł Jak zaplanować komentarz w Trello porównuje obie opcje z przypomnieniami terminów i zaplanowanym e-mailem na kartę.