Jak posílat novinky v Trellu napříč časovými pásmy

Řekněme, že pracujete z Prahy a váš klient sedí v New Yorku, o šest hodin pozadu. Když dopíšete update na konci svého dne, má on zrovna oběd. Napíšete-li večer někomu v Asii, spí, a váš komentář skončí na dně hromady nočních upozornění, než se probudí. Většinu toho vyřeší pár návyků.

Posílejte, když jejich den začíná

Nejvíc rozhoduje načasování. Komentář, který dorazí v 9:00 ráno čtenářova času, si přečte u kávy, než se mu den zaplní. Stejný komentář poslaný ve 2:00 jeho času soupeří se vším ostatním, co přišlo přes noc.

Čas zjistíte tak, že se podíváte na pracovní dobu dotyčného a jeho 9:00 převedete do svého pásma. Pro New York z Prahy je to obvykle 15:00, ale Evropa a USA přecházejí na letní a zimní čas v jiné dny, takže pár týdnů na jaře a na podzim je rozdíl pět hodin místo šesti. Světové hodiny v mobilu vás té chyby ušetří.

V Trellu pak komentář naplánujete na ten čas. S PrimeSchedulerem (je můj) vyberete čas ve svém vlastním pásmu a komentář se v tu chvíli objeví všem. Další tři způsoby, včetně naplánovaného e-mailu na kartu, najdete v článku Jak naplánovat komentář v Trellu.

Pište updaty, které obstojí samy

Když si někdo váš update přečte osm hodin poté, co jste ho napsali, nemůže se rychle doptat a hned dostat odpověď. Všechno, co potřebuje, musí být v komentáři.

• Napište, co se změnilo, co od něj potřebujete a do kdy. „Prosím zkontrolujte texty na homepage do čtvrtka 12:00 vašeho času“ nenechává nic na hádání.
• Vyhněte se slovům „dnes“, „zítra“ a „večer“. Pro vás a pro čtenáře znamenají jiné dny a v době čtení už stejně neplatí.
• Přiložte nebo prolinkujte, co potřebuje. Odkažte na soubor, kartu nebo checklist místo „toho dokumentu, o kterém jsme mluvili“.
• @Zmiňte toho, kdo má jednat. Komentář se tak stane upozorněním a nezávisí na tom, jestli se na kartu podívá.

Termíny a časová pásma

Trello ukazuje termíny v místním čase každého uživatele, což většinou chcete. Nastavíte „pátek 17:00“ v Praze a kolega v New Yorku uvidí pátek 11:00. Potíž bývá s termíny „do konce dne“. Pokud myslíte konec jeho dne, nastavte termín na jeho 17:00, ne na svou. Pokud jde opravdu o konec vašeho dne, napište to do karty.

Příklad

Řekněme, že dokončíte kolo úprav pro klienta kolem 21:00 pražského času. Jeho projektová manažerka je v New Yorku, kde je 15:00 a blíží se konec jejího dne. Místo okamžitého odeslání naplánujte komentář na další den na 15:00 vašeho času, což je pro ni 9:00:

„@Sarah druhé kolo úprav homepage je na kartě, spolu s aktualizovaným ceníkem. Mohla byste obojí zkontrolovat do čtvrtka 12:00 vašeho času? Dvě otevřené otázky jsou v checklistu.“

Uvidí ho hned ráno, se vším, co potřebuje k odpovědi, místo aby ho našla pod večerními upozorněními nebo až další den.