Przypomnienia w Trello: jak przypomnieć coś zespołowi o konkretnej godzinie

Przypomnienia w Trello opierają się na terminach. To wystarcza, gdy przypomnienie jest dla Ciebie albo dla osoby odpowiedzialnej za kartę. Robi się niewygodnie, kiedy chcesz w czwartek o 9:00 dać znać Janie, że finalne pliki czekają na jej sprawdzenie.

Co Trello daje od razu

Podstawą jest termin. Otwierasz kartę, klikasz Daty (Dates), ustawiasz datę i godzinę i wybierasz, kiedy ma przyjść przypomnienie, od momentu terminu do kilku dni wcześniej. Trello wysyła je wszystkim członkom karty i wszystkim, którzy ją obserwują, e-mailem albo na telefon, zależnie od ich ustawień. Termin może się też powtarzać: opcja powtarzania (Recurring) w tym samym oknie przydaje się przy cotygodniowym deadlinie.

W płatnych planach Trello możesz pójść dalej i dać poszczególnym punktom checklisty własny termin i osobę odpowiedzialną. Przydaje się to, gdy dzielisz jedną kartę na mniejsze zadania dla różnych osób, każde z własnym terminem.

Oba sposoby dobrze robią jedno: dają znać, że zbliża się termin. W żadnym nie napiszesz wiadomości.

Kiedy przypomnienie nie wystarcza

Sporo tego, co w zespole nazywamy przypomnieniami, to tak naprawdę wiadomości, które muszą dotrzeć we właściwym momencie. Kilka typowych:

„@Tom prezentacja dla klienta zaczyna się o 14:00, slajdy są w załączniku wyżej.”
„@Jana teksty są zatwierdzone, możesz zacząć stronę z cennikiem.”
Notatka dla siebie na poniedziałek rano: przejrzeć uwagi klienta przed cotygodniowym spotkaniem.

Termin nie uniesie żadnej z nich. Musiałbyś ustawić przypomnienie, poczekać, aż przyjdzie, a potem sam napisać komentarz, co mija się z celem.

Zaplanowany komentarz z @wzmianką

Komentarz, który kogoś wspomina, już sam działa jak przypomnienie. Trello powiadamia oznaczoną osobę, w powiadomieniu widać Twój tekst, a kontekst zostaje na karcie, tam gdzie powinien. Brakuje tylko właściwego momentu i to właśnie dodaje zaplanowany komentarz.

Z PrimeScheduler (to mój Power-Up, więc mój entuzjazm traktuj z przymrużeniem oka) zajmuje to kilka sekund:

Otwórz kartę i kliknij Schedule comment.
Napisz wiadomość i wpisz @, żeby wspomnieć osobę.
Wybierz dzień i godzinę, a potem kliknij Schedule.

O tej minucie komentarz pojawi się pod Twoim nazwiskiem, a osoba dostanie zwykłe powiadomienie z Trello. Jeśli plany się zmienią, możesz go anulować na karcie, zanim zostanie wysłany. Jeśli nie chcesz niczego instalować, zadziała też zaplanowany e-mail na adres karty. Ten i dwa inne sposoby opisuję w artykule Jak zaplanować komentarz w Trello.

Przypomnienia, które ktoś naprawdę przeczyta

Akcję umieść w pierwszym zdaniu. Ludzie czytają powiadomienia na telefonie, gdzie podgląd urywa się mniej więcej po jednym zdaniu. „Sprawdź proszę teksty na stronie głównej do 15:00” działa lepiej niż przyjazny akapit, który dochodzi do sedna na końcu.

Wspomnij jedną osobę. Gdy komentarz oznacza cały zespół, każdy zakłada, że zajmie się tym ktoś inny.

Nie przesadzaj. Zaplanowane przypomnienie przy każdym drobnym kroku uczy ludzi je pomijać. Zostaw je na sprawy, o których łatwo zapomnieć albo które zależą od czasu, jak przekazania pracy i wszystko z terminem w konkretny dzień.

A do terminów dalej używaj terminów. Widać je na karcie, w kalendarzu i w filtrach, a komentarza nie. Razem działają dobrze: termin mówi, kiedy coś ma być gotowe, a komentarz, czego i od kogo potrzebujesz.