Připomínky v Trellu: jak připomenout něco týmu v konkrétní čas

Připomínky v Trellu stojí na termínech. To stačí, když je připomínka pro vás nebo pro toho, kdo má kartu na starosti. Těžkopádné to začne být ve chvíli, kdy chcete Janě ve čtvrtek v 9:00 vzkázat, že jsou finální soubory připravené ke kontrole.

Co Trello umí samo

Základem je termín. Otevřete kartu, klikněte na Data (Dates), nastavte datum a čas a vyberte, kdy má připomínka přijít, od okamžiku termínu až po pár dní předem. Trello ji pošle všem členům karty a všem, kdo ji sledují, e-mailem nebo do mobilu podle jejich nastavení. Termín se dá i opakovat: volba opakování (Recurring) ve stejném okně se hodí na týdenní deadline.

V placených plánech Trella můžete jít ještě dál a jednotlivým položkám checklistu dát vlastní termín a řešitele. Hodí se to, když jednu kartu rozdělíte na menší úkoly pro různé lidi, každý s vlastním termínem.

Obojí dobře zvládá jednu věc: dát vědět, že se blíží termín. Zprávu ale nenapíšete ani v jednom.

Kdy připomínka nestačí

Hodně z toho, čemu v týmu říkáme připomínky, jsou ve skutečnosti zprávy, které musí dorazit ve správnou chvíli. Pár typických:

„@Tom prezentace pro klienta začíná ve 14:00, slidy jsou v příloze výše.“
„@Jana texty jsou schválené, můžete začít na stránce s ceníkem.“
Poznámka pro sebe na pondělní ráno: projít zpětnou vazbu od klienta před týdenní schůzkou.

Nic z toho termín neunese. Museli byste nastavit připomínku, počkat, až přijde, a komentář pak napsat ručně, což celou věc postrádá smysl.

Naplánovaný komentář s @zmínkou

Komentář, který někoho zmiňuje, už sám funguje jako připomínka. Trello označeného člověka upozorní, v upozornění je vidět váš text a souvislosti zůstanou na kartě, kam patří. Chybí jen správné načasování, a to přidá naplánovaný komentář.

S PrimeSchedulerem (je to můj Power-Up, takže moje nadšení berte s rezervou) to zabere pár vteřin:

Otevřete kartu a klikněte na Schedule comment.
Napište zprávu a přes @ zmiňte toho, komu je určená.
Vyberte den a čas a klikněte na Schedule.

V tu minutu se komentář objeví pod vaším jménem a dotyčný dostane běžné upozornění z Trella. Když se plány změní, můžete ho na kartě zrušit, dokud neodejde. Pokud nechcete nic instalovat, poslouží i naplánovaný e-mail na adresu karty. Ten a další dva způsoby popisuji v článku Jak naplánovat komentář v Trellu.

Připomínky, které si lidé opravdu přečtou

Akci dejte do první věty. Upozornění lidé čtou v mobilu, kde náhled skončí zhruba po jedné větě. „Prosím zkontrolujte texty na homepage do 15:00“ funguje líp než přátelský odstavec, který se k věci dostane až na konci.

Zmiňte jednoho člověka. Když komentář označí celý tým, každý počítá s tím, že to vyřeší někdo jiný.

Nepřehánějte to. Naplánovaná připomínka u každého drobného kroku lidi naučí je přeskakovat. Nechte si je na věci, na které se snadno zapomene nebo které závisí na čase, třeba předávky a cokoli s termínem v konkrétní den.

A na termíny dál používejte termíny. Ukazují se na kartě, v kalendáři i ve filtrech, komentář ne. Dohromady fungují dobře: termín říká, kdy má být hotovo, a komentář, co od koho potřebujete.