Automatizace v Trellu (Butler) vs. PrimeScheduler pro naplánované komentáře

Pokud už automatizaci v Trellu používáte, nabízí se otázka: „Nejde to prostě udělat přes Butler?“ Někdy ano. PrimeScheduler jsem napsal já, takže nestranný nejsem, ale radši budu, když si vyberete správný nástroj, než abyste instalovali ten můj na nesprávnou práci.

V čem je automatizace dobrá

Automatizace (dřív Butler, než ho Atlassian přejmenoval) spouští pravidla. Něco se stane nebo nastane určitý čas a Trello za vás udělá akci. Pro komentáře se hodí hlavně:

• Kalendářová pravidla, například každé pondělí v 9:00 vložit „Týdenní kontrola: aktualizujte prosím stav“ na všechny karty v seznamu Rozpracováno.
• Pravidla podle termínu, například den před termínem karty vložit komentář, který zmíní její členy.
• Pravidla spouštěná změnou, například když se karta přesune do Kontroly, vložit komentář s kontrolním seznamem.

Pokud má stejný komentář přicházet znovu a znovu, je pravidlo správná volba. Nastavíte ho jednou a funguje dál.

Kde jsou pravidla nepohodlná

Problém začíná u komentářů, které dávají smysl jen jednou. „@Jana soubory jsou na kartě, připravené ke kontrole do pátku“ se týká této karty, tohoto týdne a tohoto člověka. Přes automatizaci byste museli vytvořit pravidlo, nasměrovat ho na správnou kartu a správný čas, napsat text a pak nezapomenout pravidlo po spuštění smazat. Je to pár minut klikání kvůli jednomu komentáři a stará pravidla se hromadí, když je zapomenete uklidit.

Automatizace má navíc měsíční limit, kolikrát se pravidla smí spustit, a ten závisí na vašem plánu v Trellu. S pár opakovanými pravidly ho skoro nepoznáte. Kdybyste pravidly posílali každou jednorázovou zprávu, poznat byste ho mohli.

Co dělá PrimeScheduler jinak

PrimeScheduler je udělaný právě na jednorázové komentáře. Tlačítko je na kartě, komentář napíšete jako kterýkoli jiný, @zmínky se našeptávají z členů nástěnky a vyberete den a čas. V tu minutu se komentář vloží z vašeho účtu. Po odeslání není co uklízet a karta ukazuje, kolik komentářů čeká, takže je můžete později zkontrolovat nebo zrušit.

Má i svoje limity. Plánovat jde až 7 dní dopředu a opakované komentáře zatím neumí (jsou v plánu). Prvních 5 komentářů je zdarma a Pro stojí $4.99 měsíčně za celý workspace v Trellu.

Jak se rozhoduji já

Moje pravidlo: pokud bych stejný komentář napsal i příští týden, patří do pravidla automatizace. Pokud jde o tuhle konkrétní zprávu v tenhle konkrétní čas, naplánuji ji na kartě.

Obojí funguje vedle sebe bez problémů. Týdenní připomenutí stavu patří do pravidla. Předávky, novinky pro klienty v jejich pracovní době a poznámky „nezapomenout“ na pondělní ráno se hodí spíš na naplánované komentáře.

Pokud ještě váháte, článek Jak naplánovat komentář v Trellu srovnává obě možnosti s připomínkami termínů a s naplánovaným e-mailem na kartu.